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Vlookup in Excel in Hindi | Advance Excel Formulas

Vlookup in Excel – MS Excel में Data के विश्लेषण के लिए बहुत से pre-defined Function दिए गए है। ऐसे में Data के विश्लेषण में सबसे ज्यादा Use होने वाले Formulas में से Vlookup भी एक है। Vlookup को हम “Vertical lookup” भी कहते है।
 
Vlookup in Excel एक बहुत ही Powerful Function है जिसका Use किसी बड़े Data के अंदर specific value को Search करने के लिए किया जाता है।
ऐसे में Vlookup के सही इस्तेमाल से हम कम समय में Data के अंदर एक perticular value को आसानी से Search कर सकते है। Vlookup से हम exact और approximate दो तरह की Information निकाल सकते है।
Vlookup के इस्तेमाल से पहले हमे कुछ जरुरी बातो का ध्यान रखना होता है जिसके बारे में हम इस Post में आगे Details में समझेंगे।

How Does Vlookup Work (Vlookup कैसे काम करता है?)

Syntax:- 
 

=VLOOKUP (lookup_value, table_array,col_index num [range_lookup])

lookup_value:-  यह vlookup function का पहला argument है। इसमें हम वह Value डिफाइन करते है जिसे Data के अंदर Search करना है।

table_array:-  जिस Data में Value को Search करना है , उस Data Range को यहाँ डिफाइन करते है।

col_index num :-  जिस column से हमे information निकालनी है उस column का number हम इस argument में define करते है।

[range lookup] :- इसमें हमे दो options मिलते है। true और false exact Value के लिए false और approx value के लिए true Select करते है।

अगर हम सही और गलत में कोई भी ऑप्शन नहीं देते है तो यह बाइ Defualt सही ही लेता है।
आप चाहे तो True की जगह “1” और false की जगह “0” भी लिख सकते है।
अगर आप Vlookup Function में range_lookup में True Select कर रहे है तो आपका data Ascending order में होना चाहिए।

Important Points About Vlookup

Vlookup का इस्तेमाल करने से पहले हमे कुछ महत्वपूर्ण पॉइंट्स को समझना जरुरी है।
  • Vlookup का Use करने से पहले इस बात का ख़ास ख्याल रखना होता है कि Data vertical हो यानि कि columns में arrange किया गया हो।
  • लेकिन Data अगर horizontally designed है। जिसका मतलब है कि Data को Left से Right की तरफ rows में arrange किया गया है तो हम vlookup की जगह Hlookup function का Use करते है।
  • Vlookup में हमारी जो लुक अप वैल्यू है वो हमेशा डाटा के पहले कॉलम में होनी चाहिए।
  • Vlookup function केस – इंसेन्सटीव होता है। यानि कि यह अपर केस और लोअर केस में फर्क नहीं कर पाता। जैसे कि अगर आपने मऐन डाटा में कोई नाम “RAVI” दिया है तो इसे आप “ravi” टाइप करके भी सर्च कर सकते है।
  • Vlookup function किसी भी Value को selected data के अंदर left से right की तरफ Search करता है। यह कभी भी Right से Left की तरफ Value को नहीं Search करता है।
      इन सभी points को हम आगे इस Post में Example के द्वारा समझेंगे।

How to use VLOOKUP in Excel

  • Excel में Vlookup का Use कैसे करते है यह हम Example के द्वारा समझेंगे। इसके लिए हमने यहाँ एक Data लिया है जिसमे कुछ Employee के Name और उनकी Salary Column A और B में दी गयी है।
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अब हम ने Column D में “Kishor” और “Kiran” दो employee के Name पहले से ही Type कर दिया है जिनकी Salary हम Column E में Vlookup function का Use करके निकालेंगे।

तो चलिये देखते है कि यहाँ Vlookup function का Use कैसे करेंगे –
सबसे पहले हम cursor को Cell E2 में ले जायेंगे जहां हमे Formula लगाना है। Cell Select करने के बाद  “=VLOOKUP” type करके open parenthesis “(” लगाए।

अब पहले आर्गूमेंट्स lookup_value में हमे वह वैल्यू देनी है जिसे हम डाटा में सर्च करना चाहते है। यहाँ “Kishor” को डाटा में सर्च करना है इसलिए हम लुक अप वैल्यू में D2 टाइप करेंगे जिसमे पहले से ही “Kishor” का नाम लिखा गया है।

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इसके बाद दूसरे argument table_array में हम पूरे Data को Select करेंगे जो कि A1:B7 तक दिया गया है। Data को Select करने के बाद dollar sign($) लगाकर इसे freeze कर दे।

आप चाहे तो F4 key Press करके भी इसे freeze कर सकते है।
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Note-freeze करने का सबसे बड़ा फायदा यह होता है कि हमे accurate information ही मिलता है। इससे गलत Information मिलने के chances पूरी तरह से खत्म हो जाते है। यह एक अच्छी practice मानी जाती है।
अब हम तीसरे argument col_num में “2” देंगे क्योंकि इसी Column से हमे Information निकालनी है।
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इसके बाद सबसे Last में हम range_lookup में “false” को Select करेंगे। क्योंकि हम यहाँ exact match चाहते है। हम “false” की जगह “0” भी लिख सकते है।

उसके बाद close parenthesis “)” से Formula Close करे और enter key Press करे।
Note- Vlookup का Use करते समय यह ध्यान रखना चाहिए कि lookup value में वही text/string Type करे जो main data में दिया गया है।
जैसे हमने यहाँ “kishor” दिया है जो कि main data से पूरी तरह match करता है। अगर हम इसमें कोई extra space,character या एक point भी गलती से Add कर देते है तो यह “#NA” का एरॉर देगा।
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enter key Press करते ही Salary E2 Cell में Display हो जाएगी। जैसा कि आप नीचे Image में देख सकते है।
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अब E2 में दिए गए Formula को ctrl+c से Copy करे और ctrl+v से E3 Cell में paste कर दे। ऐसा करते ही “kiran” की Salary Display हो जाएगी।

तो अब तक आपने समझा कि Vlookup के साथ exact match का Use करके हम Value Search कैसे कर सकते है। अब हम जानेंगे कि Vlookup function के साथ approx match का Use करके Value कैसे Search करेंगे।

इसके लिए हमने यहाँ एक छोटा सा Example लिया है। इस Example में Column A में Student name और Column B में marks के percentage दिए गए है। Column E और  F में percentage के आधार पर A,B,C,D Grade में divide किया गया है।
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हमे यहाँ Column C में सभी Student के Grade निकालने है।
इसके लिए Column C 2 में Cursor रखे जहां हमे Formula लगाना है। अब Formula “=VLOOKUP(B2, $E$1:$F$5, 2,1)” type करे।
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Formula को समझे –
 
Vlookup के पहले argument lookup value में हम Cell Address B2 देंगे जो कि Harish के percentage को दिखाता है।
दूसरे  argument  में हम Data को Select करेंगे जो E1:F5 तक है और इसे freeze कर देंगे। हमे इसी Data से grade को find करना है इसलिए इसे हम main data की तरह Use करेंगे।
तीसरे argument में  हम Column Number 2 देंगे क्योंकि हमे grade चाहिए और यह Data के दूसरे Number के Column में है।
Note- Vlookup function Data में Column को हमेशा Left से Right की तरफ गिनता है।
अब सबसे last argument में हम range lookup “1” देंगे जिससे हम approximate value के आधार पर Grade निकाल सके।
अब enter key Press करे। ऐसा करते ही C2 Cell में grade “A”  Display होगा।
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अब Formula को ctrl+c से Copy करे और ctrl+v से बाकि सभी Cell में paste कर दे। या फिर C2 Cell के Right Bottom Corner से Mouse की Help से नीचे की तरफ Drag करे  इससे भी Formula पूरे Cell में Apply हो जायेगा।

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आप Image में देख सकते है कि सभी Student के Grade Column C में Display हो चुके है। इस तरह Vlookup का Use करके आप बड़ी ही आसानी से exact और approximate Value को निकाल सकते है।

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