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MS Excel Data Tab

MS Excel Data Tab की पूरी जानकारी in Hindi

आज के इस Article में हम MS Excel के Data Tab के बारे में Details में जानने वाले है। हमने आपको पिछले कुछ Post में MS Excel के other सभी टैब्स के बारे में Details में जानकारी दी है। और यदि आपको MS Excel के बारे में कुछ भी जानना है। तो आप हमारी Website की Help ले सकते हैं। हमने यहाँ पर आपको MS Excel से जुड़ी सभी Important जानकारियां आपको बहुत ही आसान Language में दी है। आज के इस Post में हम MS Excel के Data Tab के बारे में जानेंगे तो चलिए हम सबसे पहले यह जानते हैं, की MS Excel Data Tab in Hindi क्या है और इसमें कौन कौन से ग्रुप एंड कमांड्स हैं।

MS Excel Data Tab in Hindi

MS Excel मे डेटाबेस के साथ जब हम वर्क करते हैं। उस समय हमें डाटा टैब की अत्यधिक आवश्यकता होती है। हम इस डाटा टैब के माध्यम से अपने एम एस एक्सेल में Other Application से डाटा प्राप्त कर सकते हैं। उन्हें अपने MS Excel में इम्पोर्ट कर सकते हैं और इसी के साथ अपनी वर्कबुक को कस्टमाइज़ करने के लिए बहुत सारे अच्छे-अच्छे Fetaures हमें डाटा टैब में देखने को मिलता है।

हम इसके जरिये हमारे डाटा को Filter कर सकते हैं। तथा डुप्लीकेट डाटा को रिमूव कर सकते हैं और भी बहुत से ऐसे ऑप्शन है। जो कि हमें काफी ज्यादा Help करते हैं। तो आगे हम इसमें कौन कौन से ग्रुप हैं तथा कौन-कौन सी कमांड्स हैं, इनके बारे में Details में जानेंगे।

MS Excel में डाटा टैब का Use करने के लिए हम कीबोर्ड से Alt + A Press करके इसे Activate कर सकते हैं। या हम इसके लिए माउस का Use भी कर सकते हैं। डाटा टैब बहुत सारे ग्रुप में विभाजित किया गया है। और प्रत्येक ग्रुप का अपने कार्य विशेष से संबंध कुछ कमांड्स होती है। आप उनको माउस द्वारा Use में ले सकते हैं। आइए अब हम जानते हैं कि डाटा टैब में कितने ग्रुप होते हैं? और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध कमांड्स के क्या क्या काम होते हैं?

Data Tab में कितने group होते हैं?

 

excel data tab ribbon

Data Tab में Total Five ग्रुप होते हैं। इस ग्रुप का नाम नीचे दिया गया है।

1. गेट एक्सटर्नल डाटा

2. कनेक्शंस

3. सॉर्ट & फ़िल्टर

4. डाटा टूल्स

5. आउटलाइन

हमने डाटा टैब में होने वाले ग्रुप के बारे में तो जान लिया अब हम ग्रुप के काम को जानते हैं, कि कौन से ग्रुप का क्या काम होता है? और उसे किस तरह से किया जाता है?

Get External Data in data Tab in Hindi

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वर्कबुक व्यूज इन डाटा टैब में कुल Five Commands होते है, जो इस Type से है:

1. From Access :

इस कमांड के माध्यम से हम अपने Ms Excel में वह सभी डाटा इम्पोर्ट कर सकते हैं जो कि हम Ms Access से सेव किया है। जैसे कि इस कमांड की Help से हम Ms Access से बनाई गई टेबल को इम्पोर्ट कर सकते हैं।

इसका Use करने के लिए सबसे पहले आपको ऊपर गेट एक्सटर्नल डाटा ग्रुप में फ्रॉम एक्सेस कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके पश्चात आपको उस Ms Excel डॉक्यूमेंट को सेलेक्ट करना होगा। और फिर उसके बाद आपको ओपन पर क्लिक करना होगा इस तरह आप आसानी से अपने पिछले कार्य को वर्तमान वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं इस कमांड के माध्यम से।

2. From web :

इस कमांड के माध्यम से भी हम डाटा को इंटरनेट की Help से अपने वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं। आप इसमें किसी भी Website के डाटा को Ms Excel में इम्पोर्ट करवा सकते हैं। इसकी Help से आप किसी भी Website पर जाकर उसमें मौजूद कंटेंट को सीधे अपने Ms एक्सेल की वर्कबुक में ला सकते हैं। और उसमें Changes भी कर सकते हैं।

इस Command का Use करने के लिए आपको सबसे पहले ऊपर गेट एक्सटर्नल डाटा ग्रुप में फ्रॉम वेब कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके पश्चात आपके सामने ही डायलॉग बॉक्स Open हो कर आएगा जिसके माध्यम से आप इंटरनेट पर उस Website पर जा सकते हैं। जहां से आपको डाटा इम्पोर्ट करवाना है। इसके लिए आप वहां पर दिए गए सर्च सेक्शन की हेल्प ले सकते हैं।

और वह Website मिलने के पश्चात आपको इम्पोर्ट बटन पर क्लिक करना होगा ध्यान दें, आपको इस क्रिया में कुछ एरर भी आ सकता है आपको उन्हें हमेशा यस करना होगा। और आप इम्पोर्ट पर क्लिक करने के कुछ समय पश्चात वह सभी डाटा आपकी वर्कबुक में इम्पोर्ट हो जाएगा। इस प्रकार आप इंटरनेट की हेल्प से किसी भी वेबसाइट का कोई कंटेंट अपने वर्कबुक में आसानी से इम्पोर्ट कर सकते हैं।

3. From Text :

इस कमांड के माध्यम से हम वह सभी डाटा अपने वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं। जो कि हमारे कंप्यूटर में टेक्स्ट फॉर्मेट में अवेलेबल है। जैसे कि यदि हमने नोटपैड की Help से किसी भी डाटा को अपने कंप्यूटर में सेव किया है। तो आप इस कमांड के माध्यम से उसे आसानी से अपनी वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं।

इसका Use करने के लिए सबसे पहले आपको ऊपर गेट एक्सटर्नल डाटा ग्रुप में फ्रॉम टेक्स्ट कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके पश्चात आपको उस टेक्स्ट डॉक्यूमेंट को सेलेक्ट करना होगा। और फिर उसके बाद आपको ओपन पर क्लिक करना होगा।

4. From Other Sources :

इस कमांड के माध्यम से हम किसी Other Sources से किसी भी प्रकार के डाटा को हम अपनी Current ms excel, वर्कबुक मे इम्पोर्ट करवा सकते हैं।

इसमें हमें Five Option देखने को मिलते हैं जो कि कुछ इस Type है:

1. फ्रॉम SQL सर्वर्स

2. फ्रॉम एनालिसिस सर्विसेज

3. फ्रॉम XML डाटा इम्पोर्ट

4. फ्रॉम डाटा कनेक्शन विज़ार्ड

5. फ्रॉम माइक्रोसॉफ्ट क्वेरी

इन Five कमांड की Help से हम अलग अलग जगह से अपने Current Ms Excel वर्कबुक में कोई भी data इम्पोर्ट करवा सकते हैं। इसमें XML data भी अपनी वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं। और इसी के साथ हम अपने SQL सर्वर्स पर अवेलेबल data भी इस कमांड के माध्यम से आसानी से अपनी वर्कबुक में इम्पोर्ट करवा सकते हैं।

5. Existing Connections :

इस कमांड के माध्यम से आप उन सभी फाइल्स के नाम को देख सकते हैं। जिन्हें आपने Other Software से अपने ms excel के वर्कबुक में जोड़ा है। इसमें उन्हीं Files का Name आपको दिखाया जाएगा जिन्हें आपने Other Software से अपने वर्कबुक में इम्पोर्ट किया है।

यदि आपको उन सभी Files को एक साथ देखना है। जिन्हें आपने अपने वर्कबुक में किसी Other Software से इम्पोर्ट किया है। तो इसके लिए आपको सबसे पहले ऊपर गेट एक्सटर्नल डाटा ग्रुप में एक्सिस्टिंग कनेक्शंस कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके बाद में आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स Open हो कर आएगा जिसमें आपको सभी Files को दिखाया जाएगा। आप अपनी files को इस तरह से इम्पोर्ट किया है। आप उन सभी Files को ओपन भी कर सकते हैं।

Connections in data Tab in Hindi

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कनेक्शंस इन data Tab में कुल Four कमांड्स होते है, जो इस तरह से है।

1. Refresh All :

इस कमांड के माध्यम से हम उन सभी फाइल्स को रिफ्रेश कर सकते हैं। जिन Files को हमने किसी Other Sources से अपने ms excel में इम्पोर्ट किया था अर्थात यदि हमने उन Files में Changes किया है। और हम चाहते हैं। वह Changes हमारे ms excel में भी हो जाए तो हम इस कमांड की Help से आसानी से कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए आपको ऊपर कनेक्शंस ग्रुप में रिफ्रेश आल कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके पश्चात जो भी File आपके द्वारा ms excel में इम्पोर्ट की गई होगी। वह सभी Files ऑटोमेटिकली रिफ्रेश हो जाएगी। और जो भी Changes फाइल्स में किया गया होगा, वह आपके वर्कशीट में भी हो जाएगा।

2. Connection :

इस कमांड के माध्यम से आप वर्कबुक के सभी कनेक्शन को देख सकते हैं। कनेक्शन वर्कबुक में बाहरी स्त्रोत से Link होते हैं। जिन्हें आप डाटा में परिवर्तन होने के पश्चात Change कर सकते हो। या अपडेट कर सकते हो। अपने वर्कबुक के सभी कनेक्शन देखने के लिए आपको ऊपर कनेक्शंस ग्रुप में कनेक्शन कमांड पर क्लिक करना होगा। इसके पश्चात जितने भी कनेक्शन आपके वर्कबुक में होंगे आपके सामने आ जाएंगे।

3. Properties :

इस कमांड के माध्यम से हमारे द्वारा वर्कशीट में इम्पोर्ट किसी भी File की प्रॉपर्टी को हम एक कर सकते हैं। अतः यदि हमें हमारे द्वारा इम्पोर्ट की गई किसी भी File की प्रॉपर्टी को Check करना है। तो हम इस कमांड की Help लेंगे।

यदि हमें अपने वर्क से जुड़े सभी लिंक्स को एक साथ देखना है। तो हम इस कमांड का Use करेंगे इस कमांड के जरिए हम उन सभी लिंक्स को देख सकते हैं। जो कि हमने अपने वर्कबुक में जोड़े हैं। और उन Link’s को अपडेट कर सकते हैं। उन्हें Change कर सकते हैं और उन्हें हटा भी सकते हैं।

Short & Filter in data Tab in Hindi

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शार्ट & फ़िल्टर इन Data Tab में कुल Seven कमांड्स होते है, जो इस तरह से है:

1. Short (A to Z) :

इस कमांड के माध्यम से हम अपने वर्कबुक के डेटाबेस में डाटा को सबसे कम वैल्यू से बढ़ते क्रम में शार्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए हमे ऊपर शार्ट & फ़िल्टर ग्रुप में शार्ट (A to Z) कमांड पर क्लिक करना होगा। इसके पश्चात हमारे डेटाबेस में जो भी डाटा है। वह सभी डाटा A to Z क्रम में शार्ट हो जाएगा। इससे हमें डाटा को Access करने में काफी आसानी होगी।

2. Short ( Z to A) :

इस कमांड के माध्यम से हम अपने वर्कबुक के डेटाबेस में डाटा को सबसे ज्यादा से कम के क्रम में short कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए हमे ऊपर शार्ट & फ़िल्टर ग्रुप में शार्ट (Z to A) कमांड पर क्लिक करना होगा। इसके पश्चात हमारा डेटाबेस में जो भी डाटा है। वह सभी डाटा Z to A क्रम में शार्ट हो जाएगा।

3. Short :

इस कमांड के माध्यम से हम अपने डेटाबेस के डाटा को columns के हिसाब से भी शार्ट कर सकते हैं इसी के साथ हम उन्हें सेल्स के कलर्स के हिसाब से सेल्स के फोंट्स के हिसाब से सेल्स के आइकॉन के हिसाब से भी उनको शार्ट कर सकते हैं तथा हमें किस कमांड के Help से A to Z या Z to A के क्रम में भी अपने डाटा को शार्ट कर सकते हैं डाटा को Customize करने के लिए यह कमांड एक Important भूमिका निभाता है।

इस कमांड का Use करने के लिए हमें सबसे पहले ऊपर शार्ट & फ़िल्टर ग्रुप में शार्ट कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके पश्चात हमारे सामने एक डायलॉग बॉक्स Open हो कर आएगा उसमें बहुत सारे ऑप्शन होंगे हम जिस भी ऑप्शन की Help से अपने डाटा को शार्ट करना चाहते हैं हम उस ऑप्शन को सेलेक्ट करके ओके पर क्लिक करेंगे उसके पश्चात हमारा डाटा Short हो जाएगा।

4. Filter :

इस कमांड के माध्यम से हम अपने वर्कबुक में किए गए वर्क को Filter के माध्यम से शार्ट कर सकते हैं। इसमें हमें और भी ज्यादा ऑप्शंस देखने को मिलते हैं हम इसका Use अपने काम को उचित ढंग से सेट करने के लिए कर सकते हैं। इसके Use से हम अपने Data को स्मॉलेस्ट टू हाईएस्ट तथा लार्जेस्ट टू स्मॉलेस्ट कर सकते है। इसके अलावा उसके Color के हिसाब से और इसमें हम नंबर के हिसाब से भी अपने डाटा को काफी अच्छी तरीके से फ़िल्टर कर सकते हैं। इसमें हमें बहुत सारे ऐसे ऑप्शन देखने को मिलते हैं। जिसके Use करने पर हमें डाटा को शार्ट करने में काफी आसानी होती है। इसकी Help से हम अपनी टेबल्स को काफी अच्छी तरीके से arrange कर सकते हैं।

इसका Use करने के लिए हमें सबसे पहले वह Area select करना होगा। जिसके ऊपर हम फ़िल्टर कमांड का Use करना चाहते हैं। इतना करने के पश्चात आपको ऊपर शार्ट & फ़िल्टर ग्रुप में फ़िल्टर कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके बाद में सभी columns के ऊपर Arrow का निशान दिखाई देगा। उसके ऊपर क्लिक करके हम उस columns को आसानी से फ़िल्टर कर सकते हैं। इसके लिए हमें उस Arrow के निशान पर क्लिक करना होगा उसके पश्चात नीचे दिए गए ऑप्शन में से हम जिस प्रकार उस columns को फ़िल्टर करना चाहते हैं। उस ऑप्शन पर क्लिक करना होगा और उसके पश्चात ओके पर क्लिक करना होगा इतना करते ही हमारा डाटा, फ़िल्टर हो जाएगा।

5. Clear :

एक कमांड के माध्यम से हमने अपने डाटा में जितने भी फ़िल्टर अप्लाई किए हैं। और जितने भी शार्ट कमांड अप्लाई किए हैं। उन सभी को हटा सकते हैं। यदि आपने अपने डाटा में किसी फ़िल्टर का Use किया है। वह अपने डाटा को a to z किसी भी तरह से शार्ट किया है। यदि आप उसे वापस पहले की तरह देखना चाहते हैं। तो आप इस कमांड का Use कर सकते हैं।

6. Reapply :

डेटाबेस में फ़िल्टर एवं शार्ट ऑप्शन को फिर से Open करने के लिए अर्थात फिर से Apply करने के लिए इस कमांड का Use किया जाता है। अतः यदि आप इस कमांड पर क्लिक करते हैं। तो क्लिक करने के पश्चात आप जो भी फ़िल्टर अप्लाई करेंगे वह फ़िल्टर बस उन्हीं डाटा पर अप्लाई होगा जिन पर आपने पहले कोई फ़िल्टर Use ना किया हो।

7. Advanced :

इस कमांड के माध्यम से हम अपनी वर्कबुक में डाटा को अलग-अलग Category में short कर सकते हैं। अर्थात इस कमांड की Help से हम किसी खास लेटर से स्टार्ट होने वाले डाटा को निकाल सकते हैं। उनकी अलग से Category बना सकते हैं। इस तरह से हम अपने डाटा को बहुत ही एडवांस में शार्ट कर सकते हैं।

Data Tool in data Tab in Hindi

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डाटा टूल इन Data Tab में कुल Five कमांड्स होते है, जो इस तरह से है:

1. Text in Columns :

इस कमांड के माध्यम से हम अपनी वर्कबुक में टेबल के किसी एक columns मैं जो डाटा है। उसे हम अलग-अलग columns में बाँट सकते हैं। यदि हमें किसी एक columns में एक से अधिक नाम एंटर कर देते हैं। तो हम इस कमांड के माध्यम से उन सभी नाम को अलग-अलग columns में Send कर सकते हैं।

इसका Use करने के लिए आपको सबसे पहले उस columns को सेलेक्ट करना होगा जिस columns में आपने एक से अधिक Names को एंटर कर दिया है। उसके पश्चात आपको ऊपर डाटा टूल ग्रुप में टेक्स्ट टू columns कमांड पर क्लिक करना होगा। इसके पश्चात आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स आएगा उसमें आपको नेक्स्ट पर क्लिक करना होगा।

उसके पश्चात आप किस प्रकार से अपने डाटा को अलग-अलग columns में Devide करना चाहते हैं। वह आपको दिखाई देगा आप यहां पर अपने हिसाब से किसी भी Option को सेलेक्ट कर सकते हैं। जिस Option की आपको जरूरत है। उसके पश्चात आप नेक्स्ट पर क्लिक करें, और उसके पश्चात आपको फिनिश बटन पर क्लिक करना होगा, ऐसा करने से आपका वह columns अलग-अलग columns में Devide हो जाएगा।

2. Remove Duplicates :

इस कमांड के माध्यम से हम अपनी वर्कशीट में किए गए वर्क में से सभी डुप्लीकेट columns को आसानी से डिलीट कर सकते हैं।

इसके लिए आपको सबसे पहले वह Area सेलेक्ट करना होगा। जहां से आप डुप्लीकेट columns हटाना चाहते हैं। उसे सेलेक्ट करने के पश्चात आपको ऊपर डाटा टूल ग्रुप में रिमूव डुप्लिकेट्स कमांड पर क्लिक करना होगा। इतना करने के पश्चात आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स open होकर आएगा, जिसमें आपको कुछ ऑप्शन नजर आएंगे आपको किन-किन columns को रिमूव करना है। उन्हें सेलेक्ट करना है, उसके पश्चात आपको ओके पर क्लिक करना होगा, ओके पर क्लिक करते ही आप के जितने भी डुप्लीकेट कंटेंट्स के columns थे वे सभी डिलीट हो जाएंगे।

3. Data Validation:

इस कमांड की Help से हम अपने एक्टिव सेल्स पर डाटा वेलिडेशन सेट कर सकते हैं, जिस सेल में जो डाटा वेलिडेशन सेट किया गया है। उसी कंडीशंस के अनुसार डाटा Fill होगा।

अर्थात यदि आप किसी सेल में कोई भी कंडीशंस लगाना चाहते हैं। जैसे कि बस आप उसमें 10 Number ही लिखना चाहते हो, या ऐसी ही कोई कंडीशंस लगाना चाहते हैं। तो इसके लिए आपको वह सेल को सेलेक्ट करना होगा। उसके पश्चात आप ऊपर डाटा टूल ग्रुप में डाटा वेलिडेशन कमांड पर क्लिक करना होगा। उसके बाद में आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स Open हो कर आएगा जिसमें आप अपने हिसाब से कोई भी कंडीशंस लगा सकते हैं। और वह कंडीशंस उस सेल के लिए एक्टिव हो जाएगी।

4. Consolidate :

इस कमांड के माध्यम से हम दो अलग-अलग शीट के डाटा को एक ही शीट में दिखा सकते हैं। यदि हमें किन्हीं दो अलग-अलग शीट के वर्क को एक ही शीट में दिखाना है। तो हम इस कमांड का Use करेंगे।

इसका Use करना काफी ज्यादा सरल है। आपको सबसे पहले ऊपर डाटा टूल ग्रुप में कंसोलिडेट कमांड पर क्लिक करना होगा। इसके पश्चात आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स Open हो कर आएगा आप डायलॉग बॉक्स में अपनी दूसरी शीट का रिफरेन्स दे सकते हैं। और उसको सर्च कर सकते हैं। उसे ऐड कर सकते हैं। तथा उसे एक ही शीट में दिखा भी सकते हैं।

5. What if analysis :

इस Command में आप Main Three काम कर सकते हैं जो कि कुछ इस तरह है

1. Scenario Manager :

इस कमांड के माध्यम से हम शीट में किसी भी rang में एक से अधिक रिपोर्ट को आसानी से सेव कर सकते हैं। और सेव करने के पश्चात हम उन रिपोर्ट को आपस में एक दूसरे में Change कर सकते हैं।

2. Goal seek :

इस कमांड के माध्यम से हम SUM अर्थात हमारे वर्कबुक में जोड़े गए डाटा को एडजस्ट कर सकते है। इसे हम कम या ज्यादा बहुत ही आसानी से कर सकते हैं।

3. Data table

इस कमांड का Use करके हमने जो वर्कबुक में काम किया है। उसके last परिणाम में देखे गए परिवर्तनों का विश्लेषण देखने में किया जाता है। जब कुछ नंबर आपके हम फंक्शन एंड फार्मूला से Change कर दिए जाते हैं। तब हम इस कमांड का Use करके उन्हें आसानी से देख सकते है।

Outline in data Tab in Hindi

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आउटलाइन इन Data Tab में कुल Five कमांड्स होते है, जो इस तरह से है:

1. Group :

इस कमांड के माध्यम से हम एक या एक से अधिक Row तथा Column को सेलेक्ट करके उन्हें एक साथ ग्रुप कर सकते हैं। इस कमांड का Use करने के लिए आपको सबसे पहले Row तथा Column को Select करना होगा। जिन्हें आप ग्रुप करना चाहते हैं उसके पश्चात आपको ऊपर आउटलाइन ग्रुप में ग्रुप कमांड पर क्लिक करना होगा। इतना करने से आपके द्वारा सेलेक्ट किए गए Row तथा Column एक ग्रुप बन जायेगा।

2. Ungroup :

इस कमांड के माध्यम से हम ग्रुप किए गए एक या एक से अधिक Row तथा Column को ungroup कर सकते हैं।

3. Subtotal :

इस कमांड के माध्यम से हम अपनी वर्कबुक में एक जैसे डाटा का सबटोटल निकालने के लिए Use कर सकते हैं।

4. Hide details :

इस कमांड के माध्यम से हम किसी भी ग्रुप को हाईड कर सकते हैं। अर्थात जो हमने एक या एक अधिक Row तथा Column का ग्रुप बनाया होगा, उसे हम इस कमांड के माध्यम से हाईड कर सकते हैं। जिससे वह हमें वर्कबुक पर ना दिखे, और हमें वर्कबुक पर अन्य वर्क करने में आसानी हो।

5. Show details :

इस कमांड के माध्यम से हम हमारे द्वारा हाईड किए गए ग्रुप को वापस दिखा सकते हैं। अर्थात जब कभी भी हमें हाईड किए हुए ग्रुप को देखना हो हम इस कमांड की Help से देख सकते हैं।

आज हमने क्या सीखा?

तो Friends, इस Post में आपने MS Excel Data Tab के बारे में Details से पढ़ा। यहां मैंने MS Excel Data Tab की सभी कमांड के बारे में Details से बताया। उम्मीद करती हूं आपके लिए यह MS Excel Data Tab Benefit होगा। यदि आपको हमारे द्वारा किया गया यह Article पसंद आया हो तो MS Excel Data Tab को अपने Friends के साथ भी Share करें। यदि आप MS Excel Data Tab से जुडा कोई Question पूछना चाहते हैं तो हमें कमेंट करके बता सकते हैं। MS Excel Data Tab 

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