Mailings Tab in MS Word

MS Word में Mailings Tab का Use Mail Merge Create करने के लिए होता है। इस Features की Help से User एक समान Document अथवा letter कई Recipients तक Send कर सकते है।

आसान Language मे कहे तो Mailings Tab का Use Bulk Mail Send करने के लिए किया जाता है। इससे आपको एक ही Letter को बार-बार Type नही करना पड़ता है और आपका Time भी बचता है।

MS Word में Mailings Tab का Use कैसे करें

Mailings Tab का Use करने के लिये आपको इस Tab के अंदर दिए गए Commands और उनके कार्य के बारे पता होना चाहिये। जब आप Mouse से Mailings Tab पर Click करेंगे तो आपको इसमें Total Five Group दिखाई देंगे जिनमें Create, Start Mail Merge, Write and Insert Fields, Preview Results और Finish Group शामिल है। आइये Mailings Tab के हर एक Group में मौजूद Commands के Use के बारे में जाने।

Create

Mailings Tab के अंदर यह First Group है। इसमें दो Commands मौजूद है जिनकी Help से आप अलग-अलग Envelopes और Labels Create कर सकते है।

Envelopes – यह Option आपको Word Document Page पर Letter इत्यादि का Envelopes Create और Print करने की सुविधा प्रदान करता हैं।

Labels – आप इस Command का Use Labels या अलग-अलग Labels की Sheet Create और Print करने के लिए करते हैं।

Start Mail Merge

इस Group का Use करके आप Mail Merge प्रक्रिया को Start कर सकते है। इसमें 3 Options दिए गए है, आइये उनके बारे में जाने।

Start Mail Merge – इस पर Click करने पर आपके सामने एक Drop-Down List Open होती है जिसमे Letter, E-Mail Messages, Envelopes, Labels, Directory, Normal Word Document और Step-by-Step Mail Merge Wizard जैसी Commands शामिल की गयी है। जिनका Use आप कई प्रकार के Office Letter को कम समय में अपने Customer इत्यादि को Send करने के लिए कर सकते हैं।

Select Recipients – इस Commands का Use Recipients की सूची को Select करने के लिए किया जाता हैं।

Write and Insert Fields

इस Group की Commands केवल तभी Active होती हैं जब आप Mail Merge Documents में हो। आप इनका Use Letter के Body में प्राप्तकर्ता सूचियों से जानकारी Insert करने के लिए कर सकते हैं। नीचे Group में मौजूद Commands के कार्य के बारे में बताया गया है।

Highlight Merge Fields – आप इस Commands का Use Documents में अलग-अलग Mail Merge Fields को Highlight करने के लिए कर सकते हैं।

Address Block – Mail Merge Document में Address Insert करने के लिए इस Option को Select करें।

Greeting Line – आप इस Commands का Use Word Documents में Greeting Line Insert करने के लिए कर सकते हैं।

Insert Merge Field – Merge Fields की List Show करने के लिए जिसे Documents में Insert किया जा सकता हैं इस Option का Use करें। Merge Fields सीधे Data Source से आते हैं जो Documents से Attach होते हैं। Documents में Insert करने के लिए Field के Name को Select करें।

Rules – डॉक्यूमेंट में विशेष फील्ड डालने के लिए मानदंड निर्दिष्ट करने के लिए आप इस कमांड का प्रयोग कर सकते हैं। उदाहरण के तौर पर Conditional Statement.

Match Fields – Mail Merge में Word को डिफ्रेंट Feilds का अर्थ बताने के लिए इस Commands का Use करें।

Update Labels – जब Mail Merge Documents के पहले Lebels में Fields या कोई और Item Insert किये जाते हैं, तो यह Fields शेष Lebels को सामान Information से भर देगी।

Preview Result

Mailings Tab के Preview Result Group का Use Letter का Preview देखने के लिये किया जाता है। आप ये देख सकते है कि Print होने पर Letter कैसा दिखाई देगा।

First Record – Recipient list में पहला Record देखने के लिए इस Command पर Click करें।

Previews Record – Recipient list में पिछला Record देखने के लिए इस Command पर Click करें।

Go to Record – Recipient list में विशिष्ट Record देखने के लिए इस Command को  करें।

Next Record – Recipient list में अगला Record देखने के लिए इस Command पर Click करें।

Last Record – Recipient list में Last Record देखने के लिए इस Command पर Click करें।

Find Recipient – इस Command का Use Search Feature को Access करने के लिए करें। एक बार Dialog Box में आप Recipient List में एक Record Search कर सकते हैं।

Check For Errors – किसी भी Feild Name Errors के लिए Mail Merge Main Documents को Check करने के लिए इस Command का Use करें।

Finish

Finish Group का Use करके User ये चुन सकता है कि उसे Mail Merge कैसे पूरा करना है। जैसे आप एक New Window Open करके Document अथवा Letter की प्रत्येक Copy को देख सकते है, Document को सीधे Printer पर भेज सकते है, या Document को Email से भी भेज सकते है।

 

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