Mail Merge in MS Word in Hindi

MS Word में Mail Merge एक बहुत ही Useful Feature है जिसका Use आप एक Letter को कई सारे लोगों तक Send करने के लिये कर सकते है। आज के समय अधिकतर Business और Offices में MS Word का इस्तेमाल आम है। तो अगर आपको अपनी Company के सभी कर्मचारियों को एक Letter की Copies Mail करनी है, इसके लिये आपको Mail Merge Feature का इस्तेमाल करना आना चाहिए।

Post में हम आपको सभी चीजों के बारे Starting से बताएंगे जैसे Mail Merge क्या होता है? Mail Merge MS Word में कैसे Useful है और इसके अलावा Mail Merge कैसे करें इसकी प्रकिया को भी Step by Step समझेंगे।

अगर आप ऐसे व्यक्ति है जो लगातार Word Documents में काम करते है तो आपके लिये यह Post काफी लाभदायक रहेगी। तो चलिए Post की Starting Mail Merge क्या है? जानने से करते है।

Mail Merge क्या है – What is Mail Merge?

Mail Merge एक Word Feature है जिसका Use कई Recipients को Form Letter Print करने या Email करने के लिये किया जाता है। Example के लिये अगर आप लोगों के एक समूह को Invitation Letter Send करना चाहते है तो प्रत्येक व्यक्ति को एक-एक करके Send करने के बजाए आप Mail Merge Feature का Use करके उन सभी को एक बार मे ही Invitation Letter send कर पाएंगे।

MS Word में Mail Merge का Use Main रूप से Bulk में Letters, Emails Messages, Envelopes, Labels, और Directory’s, इत्यादि Create करने के लिये किया जाता है। इससे आपका एक ही Letter को बार-बार Type करने में लगने वाला समय बचता है।

Mail Merge Proccess के दो प्रमुख Parts होते है – Template File और Data Source. आइये इन्हें समझते है। यहां पर Template File आपके द्वारा Send किया जा रहा Letter है। जबकि Data Source वह File है जिसमें सभी Recipients के Name, Address, Email Address, इत्यादि की जानकारी शामिल होती है। आमतौर पर यह File Excel Spreadsheet या Database File हो सकती है।

MS Word में Mail Merge का Use कैसे करें?

आपको MS Word में Mail Merge प्रकिया Start करने के लिये दो चीजों की आवश्यकता पड़ेगी। पहला वह Document या Letter जिसे आप अपने Customer तक Send करना चाहते है और दूसरा Recipients List जिसमें उन सभी प्राप्तकर्ताओं के Name, Address, इत्यादि की जानकारी शामिल होती है।

अगर आपने Recipients List को Excel Worksheet में Create करके Save किया है, तो आपको Select Recipients के Section में Use an Existing List को Select करना होगा। हालांकि आप Type a New List में Click करके उस समय भी Recipients List Create कर सकते है।

आइये MS Word में Mail Merge कैसे करते है? इसे Step By Step समझते है:-

Step 1:  Microsoft Word Open करे और Menu Bar में मौजूद Mailing Tab पर Click करें।

Step 2:  Start Mail Merge Group के अंदर स्थित Start Mail Merge Button पर Click करें।

Step 3: अब Drop-Down Box में Step by Step Mail Merge Wizard Button पर Click करें।

Step 4: आप जिस भी प्रकार के Document जैसे Letters, E-mail massages, Envelopes, Labels और Directory में Work करना चाहते हैं, उसे Select करें, फिर Starting Document पर Click करें। जैसे हम इस Demo में Letters का Select करेंगे।

Step 5: अब Select Starting Document Section के अंदर Use the Current Document को Select करके Select Recipients Option पर Click करें।

Step 6: Select Recipients में मौजूद Type a new list Option को Select करें। New List Create करने के लिए Create Button पर Click करें।

अब New Address List Dailog Box में Recipients का Name, Company, Address, Email, etc. जोड़कर एक List Create करें, फिर OK Button पर Click करके List Save कर लें।

याद रखें कि अब जब एक List बन गयी हैं, Mail Merge Wizard मौजूदा List का Use करने के लिए वापस आ जाता हैं और आपके पास Recipient List को Edit करने का Option होता है। अगर सभी Recipients की Information सही है तो Ok पर Click करें।

Step 7: अगर आप Recipients List में कोई Changes करना चाहते है तो आप Edit Recipients List पर Click करके यहां से भी ये काम कर सकते है। अब Letter Type करने के लिए Write your letter Option पर Click करें।

Step 8: अब Letter लिखें और Custom Fields जोड़ें।

Documents के Top पर Recipients के Addresses जोड़ने के लिए Address Block पर Click करें।

Insert Address Block में Box को Check या Uncheck करें और Left ओर के Options का Selection करें जब तक कि पता उस तरह से Show न हो जाए जैसा आप चाहते हैं। किसी भी Recipient के Name, Address, इत्यादि को ठीक करने के लिए Match Fields के Option पर Click करें।

Address Block Insert कर लेने के बाद Greeting Insert करने के लिए Greeting line Option पर Click करें।

Dialog box में Greeting Line Insert करें, Drop Down Arrow पर Click करके और अपनी पसंद के Options का Selection करके Greeting Line Format Select करे, और फिर OK Button पर Click करें।

अब Preview Your letters पर Click करें।

Step 9: Last मे Complete the merge पर Click करें।

Step 10: Mail Merge की प्रकिया पूर्ण हो चुकी है। अपने Letters को Print करने के लिए Print Option पर Click करें। अगर आपको किसी एक Letter में कुछ Changes करना है तो Edit Individual Letter पर Click करें।

उम्मीद करते है Post पढ़कर आप Mail Merge Create करने के Proccess को अच्छे से समझ गए होंगे। यदि कोई सवाल या सुझाव हो तो Comment के माध्यम से हमें बताये।

 

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