Import Export in Tally Prime

Tally में हम Data को बढी ही आसानी से Import Export कर सकते है। Import Export का अर्थ यहाँ Data को एक Company से दूसरी Company या Computer में Transfer करना होता है।

सबसे पहले Data को Export किया जाता है इसके बाद data को Import किया जाता है तो चलिए जानते है कि सबसे पहले data को Export कैसे करे।

Tally में Company के Data को Export Import कैसे करे

Data में हम Tally से दो तरह के Data को Import Export कर सकते है।

1. Master

2. Voucher

Master में जो कुछ भी आता है जैसे Ledger, Stock , Unit, Godown आदि Info को Export Import कर सकते है।

Voucher में केवल Voucher Entry को Import Export कर सकते है। इसलिए जब भी हम Import Export करते है तो हमसे पूछा जाता है कि क्या Export Import करना है Master या Voucher.

Master Export Import कैसे करे 

1. सबसे पहले Tally में वह Company Open करें जिस Company की Master Info Export करनी है।

 

 

2. Keyboard पर alt+E Press करे Export Option पर जाएँ और यहाँ Master को Select करें।

 

 

 

3. Master पर Click करने के बाद एक Window Open होगा अब Configure पर Click करे हमे यहाँ बताना होगा की Master में क्या Export करना है जैसे Account, Stock, या फिर सब कुछ और साथ ही साथ यह भी बताना होगा को Data का Format क्या रखना है Location कहाँ Export File को Save करना है आदि जानकरी Fill करना होता है।

 

 

 

Type of Master – यहाँ यह बताना होता है कि इस Company से क्या Data बाहर निकालना है All Master में सारी Info, Ledger में केवल Ledger इसी तरह हमे अपनी ज़रूरत के हिसाब से Data Export करना होता है।

File Format – यहाँ हमे File Format Select करना होता है अर्थात Export किये data को किस में Open करना है जैसे यदि Format xls रखी जाती है तो Export की गयी File या Data Excel में Open होगा ESI तरह हम pdf , JPG आदि Format Select कर सकते है लेकिन अभी हमे Data को Export कर import करना है अर्थात tally के Data को Tally में Open करना है इसके लिए File Format xml है।

 

 

Export To (Folder Path) – यहाँ हमे वह Address Type करना है जहाँ Export किये Data को रखना है जैसे  D:\  (Export To (Folder Path)

File Name – Export किये Data या File का Name क्या रखना है जिससे बाद में पहचाने में आसानी से हो तो एक Name दें जैसे 123.xml Name देने के बाद .xml ज़रूर लिखे।

बस यह Fill करना ज़रूरी है बाकि Field यदि आपके लिए ज़रूरी हो तो Fill करे नही तो इसे ही छोड़ दें Save कर लें।

अब SEND पर Click करे आपकी Export File उसी Location पर पहुंच जाएगी जो Address Type किया था जैसे D:\ Drive.

 

 

इस तरह आप Master Data Export कर सकते है।

Tally में Master को कैसे Import करें? 

1. सबसे पहले वह Company Open करें जिस Company में हमे Data लेना है।

 

 

2. अब Keyboard पर alt + O Press करे Import option को Select करें।

 

 

 

3. चूँकि हम Master Import कर रहे है क्योंकि हमने Master ही Export करके रखे हुए है इसलिए Master को Select करें।

4. File Path में वह Address Type करें और File को Select करें जिस Name से Save की थी जैसे  D:\ 123.Xml हमने Name दिया था आप अपना Drive Name और File Name Type करें।

 

 

5. Behavior of Import में आपको तीन Option दिखाई देंगे यदि पहले से जो Account इस Company में मौजूद है तो उनको किस तरह Deal करना है।

जैसे यदि हम कंबाइन ओपनिंग बैलेंस सेलेक्ट करते है तो इसमे पहले से इस Company में मौजूद Account का Balence और Export से आने वाले Account का Balence जुड़ जायेगा।

अर्थात् Ram Name से Account पहले से इस Company में मौजूद है अब यदि हम दूसरी Company से Data Import करते है तो Ram Name से Ledger वहाँ भी है लेकिन वह Balence अलग अलग है यदि बिहेवियर ऑफ़ इम्पोर्ट में हमने कंबाइन ओपनिंग बैलेंस सेलेक्ट किया है तो यहाँ दोंनो Ledgers का Balence जुड़ कर एक हो जायेगा।

Ignore Duplicate option Duplicate Ledgers को नही लेगा उन्हें Ignore कर देगा।

Modify With New Data इस Option में Ledgers के Balence को Update कर देगा जैसे Ram के Ledgers का पहले Balence 5000 था और Export Data में Ram के Ledgers का Balence 8000 है तो Export Data का जो Balence है बस केवल वही रह जायेगा 8000/-

यह Option केवल तभी ध्यान में रखना है जब आपकी इस Company में Ledgers पहले से मौजूद है यदि Export Data में से पहले से कोई Ledgers नही है तो आप कोई सा भी Option Choose कर सकते है।

6. इस तरह आप Data को Company में Import कर सकते है Check करने के लिए Alter में जाकर Account Stock Check कर सकते है।

 

Voucher को Export Import करना

Tally में Voucher को कैसे Export करें? 

1. सबसे पहले Tally में वह Company Open करें जिस Comapny के Voucher Export करने है।

 

 

2. Keyboard पर alt+E Press करे Export Option पर जाएँ और यहाँ Transactions को Select करें।

 

3. Transactions पर Click करने के बाद एक Window Open होगी अब  Configure पर Click करे हमे यहाँ बताना होगा की Transactions में क्या Export करना है।

 

 

 

जैसे एकाउंटिंग वाउचर या इन्वेंटरी वाउचर या फिर आल वाउचर एंट्री साथ ही साथ यह भी बताना होगा की Data का Format क्या रखना है Location कहाँ Export File को Save करना है आदि जानकरी Fill करनी होती है।

 

Type of Vouhcer – यहाँ यह बताना होता है कि इस Company से क्या Data बहार निकालना है आल वाउचर में सारी एंट्री, एकाउंटिंग वाउचर में केवल अकाउंट एंट्री इसी तरह हमे अपनी ज़रूरत के हिसाब से Data Export करना होता है।

Period – यहाँ यह बताना होता है कि कब से कब तक की Entry हमे Export करनी है जैसे 01-05-2021 से 01-10-2021 तक जो भी Time पीरियड लेना हो वह Select करें।

File Format – यहाँ हमे File Format Select करना होता है अर्थात Export किये Data को किस में Open करना है जैसे यदि Format xls रखा जाता है तो Export की गयी File या Data Excel में Open होगा इसी तरह हम pdf , JPG आदि Format Select कर सकते है लेकिन अभी हमे Data को Export कर Import करना है अर्थात Tally के Data को Tally में Open करना है इसके लिए File Format xml है।

Export To (Folder Path) – यहाँ हमे वह address Type करना है जहाँ Export किये Data को रखना है For Example D:\  (Export To (Folder Path).

File Name – Export किये Data या File का Name क्या रखना है जिससे बाद में पहचाने में आसानी हो तो एक Name दें देंगे जैसे 124.xml Name देने के बाद .xml ज़रूर लिखे।

बस यह Fill करना ज़रूरी है बाकि Field यदि आपके लिए ज़रूरी हो तो Fill करे नही तो इसे छोड़ दें और Save कर लें।

अब SEND पर Click करे आपकी Export File उसी Location पर पहुंच जाएगी जो Address Type किया था जैसे D:\ Drive.

 

इस तरह आप Voucher Data Export कर सकते है।

Tally में Voucher को कैसे Import करें? 

1. सबसे पहले वह Company Open करें जिस Company में हमे Data लेना है।

 

 

2. अब Keyboard पर alt + O Press करके Import Option को Select करें।

 

 

 

3. चूँकि हम Voucher Import कर रहे है क्योंकि हमने Voucher ही Export करके रखे हुए है इसलिए Voucher को Select करें।

4. File Path में वह Address Type करें और File को Select करें जिस Name से Save की थी जैसे  D:\ 124.Xml हमने Name दिया था आप अपना Drive Name और File Name Type करें।

 

 

5. इस तरह आप Data को Company में Import कर सकते है Check करने के लिए Display Daybook में जाकर उसी Time पीरियड में Check कर सकते है।

ध्यान रहे यदि Company में Ledgers नही है तो Vaoucher Entry Import नही होंगी इसलिए पहले Voucher Entry से जुड़े Ledgers को Import करे यदि Ledgers न हो तो उसके बाद जब Company में सारे Ledgers आ जाएँ तब Voucher Entry Import करें।